Дополнительные темы по направлению Учет.

 

Дополнительные темы по направлению Учет

  

Формирование и отправка документов.

 

Общая схема сбора документов.

 

№	Пакет	Реестр (сопровождает комплекты)	Содержимое (комплекты документов)
1	Касса	Реестр Касса	- Чек сверки итогов POS терминалов; - Чеки POS-терминала; - Z-отчет; - Комплект документов по операции «Возврат в день продажи»; - Комплект документов по операции «Возврат позже дня продажи»; - Комплект документов по операции «Ошибочно пробитый чек»; - Комплект документов по операции «Выдача денег по выигрышным билетам»; - Комплект документов по операции «Инкассация»; - Комплект документов по операции «ЗП»; - Комплект документов по ДРУГИМ кассовым операциям «изъятие» (Экспертиза, Решение судебных органов, Прочие, Сдали в офис, Возврат процентов по кредиту); - Комплект документов по «Инвентаризации денежных средств»; - Комплект документов по «Инвентаризации ТМЦ»; - Комплект документов при Продаже по безналичному расчету; - опись пакета;
2	ОСС (Операторы сотовой связи)	Реестр контрактов	- контракты ОСС; - заявления на подключение услуг абонентского обслуживания; - опись пакета ОСС;
3	КД (Кредитные документы)	Реестр кредитных документов	- экземпляры КД для отправки в банк; - лист передачи кредитных договоров; - опись пакета КД;
4	НПФ+КСБ+Автострахование	Реестр НПФ Реестр выданных карт Реестр Автострахования	- документы по НПФ, картам СБ, Тинькофф, Домашние деньги, Автострахованию; - опись пакета;
5	СК (Связной Клуб)	Реестр анкет СК	- анкеты СК; - прочие документы Связной Клуб (оригиналы заявлений на замену карт, заявлений по картам «Связной-Клуб» MasterCard, и других заявлений по программе Связной клуб; - опись пакета СК;
6	ОК (Отдел кадров)	Реестр ОК	- документация для Отдела Кадров; - опись пакета ОК.
6	Прочая документация	Реестр ПД	- Договор Аренды; - Договор об оказании информационных услуг; - Акт приема-передачи помещения; - Квитанции/счета об оплате коммунальных услуг; - Счета на оплату (аренда, телефон, электричество); - Акты выполненных работ; - Документация юридического характера (для правового отдела); - опись пакета ПД;

 

Все документы отправляются с ТТ в отдел делопроизводства (ДП). Отправлять документы необходимо с ближайшим приездом водителя/курьера, и ни в коем случае не задерживать отправку.

При получении документов, в отделе ДП сотрудники проводят сортировку документов по направлениям/операциям и передают в соответствующие отделы (бухгалтерия, склад, сервисный отдел, и т.д.)

 

Для того, чтобы сотрудникам ДП было проще распределить полученные документы необходимо уже на ТТ провести их сортировку.

 

Комплекты документов должны сопровождаться в ДП специальными реестрами (реестр – это список отправляемых документов). В связи с этим, на этапе закрытия программы Рарус нам потребуется сформировать ряд реестров, распечатать их, и к каждому приложить документы. Все комплекты по операциям необходимо упаковать в прозрачные файлы (чтобы не допустить путаницы, и потери каких-либо документов).

 

Обратите внимание, что до сбора пакетов для отправки в ДП, все файлы с документами + реестры к ним, должны храниться в специальном лотке (каждый в своей ячейке).

 

После того, как все реестры будут сформированы, необходимо распределить документы (и реестры) по пакетам (специальный полиэтиленовый пакет, в котором документы передаются водителю/курьеру).

 

Пакеты, для отправки документов в офис, доставляются на ТТ водителем и имеют штрих-код (для фиксации отправки в ПАК Рарус):

 

На пакете есть поля, обязательные для заполнения:

·         ЦМС – номер Вашей ТТ;

·         Наименование – Название Вашей ТТ;

·         Вид документа – ОСС, Касса, КД, и т.д.;

·         Дата отправки – дата, когда документы отправляются с ТТ.

 

Важно!!! Количество пакетов для каждой ТТ ограничено, поэтому выбрасывать пакеты категорически запрещено и необходимо использовать их только по назначению, а именно для отправки документов с ТТ!

 

Так же, при сборе документов для ДП обратите внимание, что пакет Касса должен формироваться на ТТежедневно, в конце каждого рабочего дня. Остальные пакеты необходимо формировать за день до приезда водителя, в конце рабочего дня (то есть, если водитель приезжает не каждый день, то при приезде мы ему передадим пакеты с документами за несколько дней).

Таким образом, при приезде водителя ему передаются пакеты:

- Пакет КД – 1 шт.

- Пакет ОСС – 1 шт.

- Пакет НПФ+СБ+Автострахование – 1 шт.

- Пакет ОК – 1 шт.

- Пакет ПД – 1 шт.

- Пакет СК – 1 шт.

- Пакет Касса – равняется кол-ву дней с момента последнего приезда водителя на ТТ.

 

Формирование реестров в ПАК Рарус.

 

После того, как Смена закрыта, можно переходить к формированию реестров.

Важно! Формирование реестров необходимо проводить после закрытия Смены, но до закрытия Операционного дня!

 

Реестр Касса.

 

Данный реестр содержит информацию по всем кассовым и товарным документам за текущий день. Формировать реестр Касса нужно ежедневно. В противном случае, при закрытии программы Рарус на экране появится сообщение:

 

Если по каким-либо причинам принимается решение закрыть Опер.день без заполнения реестра Касса, то необходимо поставить соответствующую галочку, и нажать кнопку «Далее». Заполнение реестра будет отложено на следующий день.

Важно!!! Отложить заполнение реестра Касса возможно только на один день!

 

Для создания реестра нужно зайти в: меню Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка «Реестр Касса» ® нажать кнопку «Новый».

Откроется реестр, который будет иметь следующий вид:

 

В реестре формируется список документов, которые должны отправляться в офис.

 

В графе «Кол.» - будет автоматически проставлено количество документов, которые сотрудник ТТдолжен отправить в отдел делопроизводства за текущий день (Рарус «знает», сколько и каких операций было проведено сегодня в программе, и формирует количество документов).

Если в графе «Кол.» будет указано <н/д > - это означает, что данный комплект документов не выгружается автоматически. В случае отправки таких документов необходимо в графе «Отпр.» проставить количество вручную.

 

В графе «Отпр.» - необходимо проставить количество документов, которые фактически  отправляются с ТТ. Если по каким-то причинам нет возможности отправить  документ, то в графе «Отпр.» необходимо проставить цифру - «0». В противном случае Рарус не даст провести документ.

Проставлять количество документов необходимо либо вручную, либо отсканировав штрих-кода документов.

 

После заполнения реестра, его нужно провести (нажав кнопку «ОК»). Затем открыть документ и нажать кнопку «Печать». Распечатанный реестр Касса (в одном экземпляре) будет сопровождать документы в офис (вкладываться в пакет с документами).

 

Важно!!! Обратите внимание, что реестр Прочей документации (ПД), заполняется по тем же самым правилам, что и реестр Касса.

 

Реестры, формируемые из журнала делопроизводства.

 

Основная часть реестров (как и реестр Касса) формируется из меню Документы ® Журнал делопроизводства. В данном окне будет представлено несколько вкладок. Для создания нового реестра необходимо выбрать вкладку формируемого реестра:

·         Реестр контрактов

·         Реестр кредитных документов (КД)

·         Реестр выданных карт

·         Реестр НПФ

·         Реестр Автострахования

·         Реестр Отдела кадров (ОК)

и нажать кнопку «Новый».

 

Представленные реестры заполняется схожим образом, а именно: в окне созданного реестра сканируется штрих-код с каждого комплекта документов (это необходимо для того, чтобы зафиксировать отправку каждого комплекта в программе). Например, для заполнения реестра Контрактов необходимо отсканировать ШК с каждого бланка контракта; для заполнения реестра выданных карт, отсканировать ШК с каждого заявления СБ, и т.д. Если какой-либо комплект не будет отсканирован, программа не зафиксирует его отправку.

В некоторых случаях может потребоваться указать дополнительные данные: период (дату), ШК сотрудника, при заполнении реестра КД – выбрать банк.

После заполнения, реестр необходимо провести, нажав кнопку «Ок» (Записать). Из проведенного эл. документа распечатать реестр в одном экземпляре, и приложить к комплектам документов.

 

Реестр анкет Связной-клуб.

 

Для создания реестра анкет СК, необходимо зайти в меню Документы ® Анкеты Связной-Клуб ® кнопка «Реестр»;

В открывшемся окне указать ШК сотрудника (формирующего реестр), и отсканировать штрих-код с каждой анкеты;

После того, как все анкеты будут зафиксированы в программе, нажать кнопку «Ок».

 

 

Реестр платежей.

 

Важно! Реестр платежей – это единственный реестр, который не отправляется в ДП, а хранится на торговой точке!

 

Алгоритм действий:

1)      В основном окне кассира нажать кнопку «Отчет плат»;

2)      В появившемся окне выставить период (текущая дата);

3)      Нажать кнопку «Реестр принятых платежей».

 

Сформируется реестр платежей, в котором будут указаны все принятые платежи, с разбивкой по операторам.

Данный реестр необходимо распечатать, приложить к нему все пречеки по платежам (с подписями клиентов), и вложить в прозрачный файл.

 

Данный файл (с реестром и пречеками), отправлять с ТТ не нужно. Файл необходимо положить в специальную коробку (на коробке указано «Не вывозить с ТТ»), и хранить на ТТ не менее 1-го месяца. По истечении этого срока, реестр и пречеки можно утилизировать.

 

 

Важно!!! Те же правила действуют для пречеков по списанию плюсов и пречеков по акции 5% в Связном. Данные пречеки необходимо вложить в прозрачный файл, на котором указать дату и положить в коробку для пречеков. Минимальный срок хранения пречеков на ТТ - 1 месяц.

 

Формирование пакета реестров.

 

Формирование «Пакета реестров» необходимо для того, чтобы «связать» созданные реестры (а соответственно и документы) с пакетами, в которых они будут отправляться. То есть зафиксировать, какие реестры, в каких пакетах будут отправлены.

Для формирования, нужно зайти в меню: Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка Формирование пакета реестров ® кнопка Новый.

 

 

В открывшемся окне ввести штрих-код сотрудника (графа: код УТТ), отсканировать штрих-код с пакета в поле «Код пакета», нажать кнопку «Добавление реестров», и в открывшемся окне при помощи сканера ввести штрих-код с необходимого реестра (или нескольких реестров).

 

 

Затем нажать кнопку «Сохранить» и «ОК».

Данную процедуру нужно повторить для каждого отправляемого пакета.

 

Далее, из каждого проведенного документа необходимо распечатать «Опись» в одном экземпляре, и вложить в специальный карман на пакете. Пакет запечатать (снять защитную пленку и аккуратно приклеить липкой стороной по всей поверхности пакета).

 

 

В итоге, у нас получится несколько запечатанных пакетов (в каждом из которых находятся: документы + реестры + опись), которые и будут передаваться водителю.

Данная операция (передача пакетов водителю) так же должна быть зафиксирована в программе.

 

Формирование резервного ШК.

 

В случае если в поле «Код пакета» не удалось отсканировать ШК с пакета (например, сломался сканер ШК), то необходимо нажать кнопку «Формирование резервного ШК» и в появившемся сообщении подтвердить формирование (нажав кнопку «Да»).

 

 

В следующем окне нажать кнопку «Сформировать», а затем «Использовать резервный ШК пакета».

 

 

Важно!!! На самом пакете необходимо зачеркнуть штрих-код, который на нем нанесен, и необходимо написать тот резервный ШК пакета, который был сформирован.

В случае если на ТТ закончились пластиковые ШК пакеты, необходимо заказать дополнительные, а документы упаковать в бумажный пакет и сформировать для него резервный ШК. На бумажном пакете необходимо написать тот резервный ШК пакета, который будет сформирован.

 

Передача пакетов с документами водителю.

 

В день приезда водителя на ТТ, необходимо оформить передачу пакетов с документами водителю, для этого зайти в меню: Документы ® Журнал делопроизводства ® вкладка Отправка пакетов и нажать кнопку Новый. Реестр автоматически заполнится всеми не отправленными пакетами. Изначально, все пакеты в программе отображаются с красной меткой, необходимо отсканировать (подтвердить) штрих-коды всех отправляемых пакетов, ввести код карты СК водителя, ввести код сотрудника ТТ, нажать «ОК».

 

В данном случае карта СК выступает как идентификатор водителя, т.е. позволяет определить какой именно водитель забрал документы. Если водитель не заходит на ТТ, то он передает свою карту СК сотруднику ТТ, который сам отсканирует ее в ПАК Рарус и отдаст водителю.

 

Карта СК. Аннулирование пакета.

 

Если у водителя нет карты Связной Клуб, то ему необходимо самостоятельно связаться со своим руководителем.

Если по каким-либо причинам карта не определяется при сканировании, необходимо прислать письмо с ФИО водителя (полностью) и номером карты СК (который начинается с 298…) на адрес:

Москва + ЦР
КЗН
ЕКБ
СПБ
Сибирь + ДВ
ЮГ

 

Далее, если по каким-либо причинам сотрудник ТТ не сканирует штрих-код раннее внесенного пакета, появится сообщение:

 

При формировании отправки пакетов на следующий день данный пакет подтянется автоматически. Аннулировать пакет можно только со статусом «новый». Чтобы аннулировать ошибочный пакет необходимо зайти в документ и нажать кнопку Действия ® Аннулирование пакета (Статус пакета изменится на «Аннулирован»).

При отправке пакета статус изменится на «Отправлен».

 

 

Из проведенного документа необходимо распечатать «Лист приема-передачи пакетов» в 3-х экземплярах.

 

На каждом листе, водитель:

• сверяет данные;
• ставит подпись за все пакеты в графе «Подпись водителя» внизу, на трех экземплярах.

Сотрудник ТТ:

• ставит подпись внизу, в графе «Подпись сотрудника торговой точки».

 

Один экземпляр с подписью водителя остается на ТТ и хранится в течение 3-х месяцев, другие два, с подписью сотрудника ТТ, водитель забирает с собой.

Данный документ (с подписью водителя) является подтверждением того, что водитель документы принял, и далее он несет за них ответственность.

 

Важно!!! Запрещена отправка документов с ТТ без  проведения отправки пакета с ШК в ПАК Рарус. В случае если пакет с ШК (совместно с документами) не числится в ПАК Рарус как отправленный, не отсканирован ШК карты водителя, факт передачи документов с ТТ водителю считается не подтвержденным!

 

Алгоритм формирования и отправки документов:

1.      Сбор документов по комплектам/операциям – желательно комплектовать и сортировать документы в течение дня (не оставлять на вечер);

2.      Формирование реестров в ПАК Рарус – документы, по всем проведенным операциям за день, распределяются по реестрам (и упаковываются в прозрачные файлики);

3.      Сбор документов по пакетам – распределение документов вместе с реестрами по пакетам (фиксирование распределения в ПАК Рарус);

4.      Формирование пакета реестров – фиксирование какие реестры, в каких пакетах будут отправлены;

5.      Передача пакетов с документами водителю – фиксирование факта передачи документов в ПАК Рарус.

 

Учебный портал Связного