Блог "Мой качественный сервис"
УТВЕРЖДАЮ
___________________
«23» марта 2010 г.
МЕТОДИЧЕСКАЯ ИНСТРУКЦИЯ
по работе в Базе заявок
(для сотрудников ТТ).
(Изменения выделены цветом)
Версия:
1.8
Дата утверждения:
23.03.10
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 2 из 44
Инструкция описывает порядок действий пользователя в процессе работы с базой заявок и предназначена для пользователей, ответственных за работу с базой заявок – сотрудников торговых точек (ТТ),
Целью изучения данной инструкции является получение необходимых навыков по работе с «Веб-интерфейсом» системы учёта заявок, а именно:
1.
Вход в базу заявок;
2.
Заполнение заявок;
3.
Подача заявок;
4.
Отзыв заявок;
5.
Редактирование заявок
o
добавление;
o
изменение (редактирование);
o
фильтр;
6.
Подтверждение выполнения заявок;
7.
Выход из базы заявок.
Главной и необходимой задачей пользователей (сотрудников ТТ) является корректное заполнение заявки.
Каждая поданная заявка автоматически выполняет последовательное ролевое исполнение между группой пользователей в системе «База заявок».
Письменные уведомления пользователей происходят автоматически по каждому этапу движения заявки (подана, на исполнении, закрыта и т.д.), а также при создании комментария.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 3 из 44
Содержание
1 Описание действий пользователя в процессе работы...............................................4
1.1 Вход в базу заявок....................................................................................................4
1.1.1 Просмотр заявок, ожидающих исполнения........................................................6
1.1.2 Экспорт заявок в Excel........................................................................................6
1.2 Содержание и назначение закладок в заявке.........................................................6
1.3 Прикрепление файла к заявке.................................................................................9
1.4 Создание «Заказа»..................................................................................................10
1.4.1 Создание заказа на униформу..........................................................................14
1.5 Создание заявки на работы....................................................................................16
1.6 Отзыв заявки............................................................................................................20
1.7 Подтверждение выполнения заявки......................................................................22
1.8 Работа с документом опрос....................................................................................24
1.9 Работа с журналом «Событие»..............................................................................25
1.10 Работа с документом «Чек-лист».......................................................................30
1.11 Поиск по фильтру................................................................................................32
1.12 Правила подачи заявок.......................................................................................33
1.13 Выход из базы заявок..........................................................................................34
1.14 Возможные ошибки и методы их устранения....................................................34
1.15 Возможные сообщения пользователю...............................................................35
1.16 Реквизиты службы технической поддержки.......................................................35
2 Служебная информация.............................................................................................35
2.1 Термины и сокращения...........................................................................................35
2.2 Лист согласований...................................................................................................35
Приложение 1.Схема работы специалистов (ОКМ) и сотрудников ТТ через БЗ.......36
Приложение 2 Особенности заказа канцелярии и хоз.товаров в БЗ…………………………..42
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 4 из 44
1
Описание действий пользователя в процессе работы
1.1
Вход в базу заявок
Чтобы войти в БЗ, необходимо запустить Internet Explorer и ввести адрес Главного меню портала:http://portal..ru/.
Далее в окне авторизации Вы вводите имя пользователя и пароль, который будет рассылаться автоматически, заранее.
Для получения пароля введите свой логин в поле «Имя пользователя» и далее нажмите на кнопку «Получить пароль на почту», расположенную ниже.
После чего Вы сможете ввести полученный пароль и авторизоваться в системе заявок.
Откроется страница Главного меню портала, где следует кликнуть по ссылке «Заявки АХО» (в папке «Просмотр заявок»):
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 5 из 44
Далее Вы попадаете на первую страницу БЗ.
На главной странице в меню «Документы» можно сделать следующее:
•
оформить заказ (закладка «Заказ»);
•
подать заявку на выполнение каких – либо работ («Заявка на работы»);
•
ответить по текущему опросу (если он ведется) – (закладка «Опрос»);
•
подать заявку в журнале «Событие», по жалобе, благодарности либо форс-мажор на выбранный отдел (закладка «Событие»).
- либо посмотреть, какие заявки и заказы выполнены исполнителями и ждут подтверждения выполнения торговой точкой в меню «Задачи» (закладка «Задача»):
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 6 из 44
1.1.1
Просмотр заявок, ожидающих исполнения
Открывая меню «Задачи», и далее закладку «Задача», можно увидеть список всех заявок, по которым необходимо выполнить текущие задачи Вашей торговой точкой, в случае, когда заявка создана и ожидает подачи и в случае ожидания подтверждения выполнения торговой точкой, и их текущий статус «Ожидание подачи заявки», «Ожидание подтверждения выполнения заказчиком».
После редактирования заявки, если в списке заявок изменения не произошли, необходимо нажать кнопку «Перечитать». При этом список заявок будет обновлен:
1.1.2
Экспорт заявок в Excel
При помощи кнопки «Экспорт в Excel» созданные заявки перегружаются в файл Excel.
Этот файл, содержащий список заявок, можно открыть или сохранить на жёстком диске.
1.2
Содержание и назначение закладок в заявке
После отправки заявки или ее сохранения Вы можете продолжать контролировать жизненный цикл заявки.
Для этого Вам необходимо открыть заявку или нажать на кнопку «Изменить», предварительно выделив необходимую заявку. Далее появится рабочее окно, в котором вы увидите шесть вкладок:
- Главная, содержит суть самой заявки:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 7 из 44
- Дополнительная информация, содержит данные о создателе заявки и ее исполнителе:
- Состояние, информация о статусах заявки:
В закладке состояние можно увидеть время и дату выполнения данной заявки по каждому из этапов и ее итоговый статус:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 8 из 44
- Комментарии, здесь можно просмотреть комментарии (как Ваши, так и исполнителя) или написать их.
Для добавления комментария, напишите текст в поле «Комментарии», затем, нажмите кнопку «Добавить комментарий».
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 9 из 44
- История, информация, отображающая историю заявки:
1.3
Прикрепление файла к заявке
Внимание.
Добавление файла при создании заявки возможно только после записи заявки!
Для прикрепления файла к Вашей заявке необходимо открыть заявку и в меню данной заявки нажать на закладку «Прикрепления», нажать кнопку «Добавление файла», в открывшемся окне нажать кнопку «Обзор». Далее откроется окно с содержимым Вашего компьютера. Найдите нужный файл и нажмите кнопку «Открыть». Окно с содержимым компьютера закроется, а в окне добавления появится название вашего файла. Далее нажмите кнопку «Добавить файл», после чего файл прикрепится к вашей заявке.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 10 из 44
Объем прикрепленных файлов не может быть больше 4 мегабайт!
1.4
Создание «Заказа»
Для создания новой заявки по заказу номенклатуры (на канцелярию, хозяйственные товары, POS-материалы, бланки описаний, униформу сотрудникам и повседневные нужды ТТ) оформляются заказы.
Необходимо:
1.
Нажать кнопку «Документы», «Заказ»:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 11 из 44
2.
Для добавления новой заявки нажмите на кнопку «Добавить».
При нажатии на кнопку «Добавить» будет создана новая форма документа с наименованием «Заказ» и активной закладкой «Главная».
В поле выбора «Категория номенклатуры» необходимо выбрать вид подходящей номенклатуры для заказа.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 12 из 44
Статус каждой заявки динамичен и отображается в реквизите «Статус». В форме документа заявки отображается также комментарий, указывающий вид работ и прочую информацию, необходимую для подачи заявки.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 13 из 44
Особое внимание стоит уделить тому, что на заказ канцелярии и хоз. товаров установлены месячные суммовые лимиты, списание средств которых происходит на основании заказа того или иного количества необходимой номенклатуры по установленной стоимости. При нескольких заказах (дозаказах) в течение месяца определенной категории номенклатуры (канц./хоз.) списание происходит с остатка от предыдущего заказа.
3.
После выбора номенклатуры и установки необходимого количества, нажмите кнопку «Записать», расположенную в нижней части документа.
4.
После записи заявки становится доступной кнопка «Возможные действия», после нажатия, на которую необходимо выбрать и нажать ссылку «Подать заявку» либо «Отозвать заявку», если не нуждаетесь в ее исполнении.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 14 из 44
1.4.1
Создание заказа на униформу
1.
Выберите категорию номенклатуры «Униформа сотрудников ТТ».
2.
Кликните для ввода штрих-кода сотрудника по одноименной строке.
3.
Введите номер штрих-кода сотрудника, на которого осуществляется заказ униформы. Ввести штрих-код можно с помощью сканера либо ввести цифры вручную.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 15 из 44
Сотрудник будет установлен автоматически после заполнения номера штрих-кода и последующего заполнения всех реквизитов, необходимых для подачи заказа.
Для подачи заказа нажмите «Записать» и далее выберите кнопку «Возможные действия», «Подать заявку».
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 16 из 44
1.5
Создание заявки на работы
Для создания новой заявки, т.е. заказа выполнения каких-либо работ, необходимо:
1.
Нажать кнопку «Документы» и далее - кнопку «Заявка на работы». Откроется форма, содержащая список документов «Заявка на работы» созданных за месяц:
При нажатии на кнопку «Очистить отбор» откроется форма, содержащая список всех когда-либо созданных документов «Заявка на работы».
2.
Для добавления новой заявки нажмите на кнопку «Добавить»:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 17 из 44
3.
Будет создана новая форма документа с наименованием «Заявка на работы» и активной закладкой «Главная»:
4.
В поле выбора «Вид работ» необходимо выбрать из списка подходящий вид работ:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 18 из 44
5.
После заполнения "Категории работ" и "вида работ" заявки необходимо обязательно в каждой заявке в табличном поле «Содержимое заявки» указывать в свободной форме содержимое заявки, максимально полно отражающее тонкости, необходимые для выполнения работы.
Заявки без содержимого отправлены не будут.
6.
Затем заявку нужно «Записать». После записи заявки становится доступной кнопка «Возможные действия», при нажатии на нее отобразятся еще два доступных действия - «Отозвать заявку» и «Подать заявку».
Если с содержимым заявки все правильно, нажмите «Подать заявку». Если заявка создана по ошибке, то необходимо ее отозвать, нажав в заявке кнопку «Возможные действия» и далее «Отозвать заявку»:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 19 из 44
Внимание!
Если заявка была записана, но не подана и не требует утверждения ОМ, тогда через 24 часа заявка будет направлена исполнителю автоматически.
Автоматически проставляется регламентированный срок для выполнения того или иного вида работ заявки (плановая дата). Если заявка сохранена, но пока не подана, то возможно ее отредактировать или изменить, выбрав в общем списке заявок (выбранная заявка будет выделена синим цветом) нужную и, нажав кнопку «Изменить»:
Подача заявок с видом работ, требующих подтверждения оперативного менеджера.
Для подачи заявок, требующих визирования ОМа, необходимо предварительно согласовать подачу заявки с оперативным менеджером. После подачи заявки с установленной визой оперативного менеджера будет отправлено оперативному
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 20 из 44
менеджеру автоматическое уведомление о том, что с данной торговой точки отправлена согласованная с ним заявка.
Внимание!
Запрещено подавать заявки, которые дублируют ранее поданные заявки, но не отмечены исполнителем как выполненные.
1.6
Отзыв заявки
Внимание!
Если заявка уже находится на исполнении, возможности ее отозвать не будет.
Чтобы отозвать заявку, необходимо:
1.
Нажать кнопку «Документы», выбрать из списка подходящий документ «Заказ» либо «Заявка на работы»:
2.
Нажать кнопку «Очистить отбор». Откроется форма, содержащая список всех когда-либо созданных документов:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 21 из 44
3.
Введите номер заявки и нажмите кнопку «Поиск»:
4.
Форма отобразит искомый документ:
5.
Откройте двойным кликом мыши найденную заявку.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 22 из 44
Вы можете отозвать заявку (заказ), если не нуждаетесь в ее исполнении.
После выбора причины отзыва нажать кнопку «Выбрать»:
1.7
Подтверждение выполнения заявки
Внимание!
Подтверждать выполнение заказа необходимо только по факту прихода его на торговую точку, несмотря на то, что задача «Подтверждение выполнения заявки» появляется уже на момент принятия ее к выполнению исполнителем. Если Вам не довезли каких-то позиций, нужно отразить это в комментарии при подтверждении выполнения заказа и установки оценки выполнения.
•
По заказам, выполнение которых подтверждено исполнителем, а торговой точкой не подтверждено, на торговые точки будет выслано уведомление о том, что заявка исполнителем отмечена как выполненная (статус "Исполнение отмечено"). В случае если исполнитель отметил выполнение заказа, а по факту он не выполнен, то руководителю торговой точки нужно подтвердить его выполнение, но поставить отрицательную оценку выполнения и указать в комментарии, что заказ не выполнен.
•
На конец рабочего дня воскресения каждой календарной недели руководитель торговой точки (или лицо, его заменяющее) должен проверить, подтверждены или нет все числящиеся (с понедельника по воскресенье включительно) за торговой точкой выполненные заказы.
•
Несоблюдение данных требований влечет за собой уменьшение премии.
•
Все неподтвержденные заявки автоматически подтверждаются, если ТТ проигнорировала оповещения, приходящие в течение 3-х дней о необходимости определиться со статусом заявки: выполнена (подтвердить)/не выполнена (закрыть и создать новую).
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 23 из 44
Для подтверждения выполнения заявки необходимо:
1.
В меню «Задачи» кликните кнопку «Задача»:
2.
В открывшемся списке заявок откройте двойным кликом мыши или нажатием кнопки «Изменить» необходимую заявку.
Открыв заявку, можно увидеть ее статус. Если исполнитель выполнил заявку, то название статуса будет: «Исполнение отмечено».
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 24 из 44
3.
Нажатием на кнопку «Возможные действия» выберите кнопку «Подтвердить исполнение».
4.
Если заявка не была выполнена в срок и необходимость в выполнении данной заявки по-прежнему актуальна, следует нажать кнопку «Закрыть и создать новую».
5.
В открывшейся форме выбрать оценку выполненной заявки. Если заявка не была выполнена, выбрать оценку «Не выполнялись». После выбора оценки нажать кнопку «Выбрать»:
1.8
Работа с документом опрос
В главном меню нажать кнопку «Документы» и далее «Опрос». В открывшемся документе появится один или несколько опросов, на которые необходимо ответить:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 25 из 44
Открыв необходимый опрос и заполнив его, нажмите кнопку «ОК»:
1.9
Работа с журналом «Событие»
1.
В главном меню нажать кнопку «Документы» и далее «Событие»:
В открывшемся документе появится один или несколько документов «Событие» с реквизитами «Номер», «Дата», «Отправитель», «Ответчик».
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 26 из 44
Журнал «Событие» необходим для отправки на подразделения организаций жалоб, благодарностей, ситуаций, связанных с форс-мажором и описания других проблем, отличных от стандарта, приведенного в документах «Заказ» и «Заявка на работы».
2.
Для создания нового документа «Событие» необходимо нажать кнопку «Добавить»:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 27 из 44
Откроется форма нового документа «Событие»:
Документ содержит четыре закладки.
В закладке «Главная»:
•
В реквизите «Выберите отдел» необходимо выбрать отдел, в который будет отправлена данная заявка.
3.
Необходимо нажать на кнопку , после чего откроется диалоговое окно веб-страницы.
4.
В этом окне следует нажать на кнопку и из открывшегося списка выбрать необходимый отдел или торговую точку:
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 28 из 44
5.
В реквизите «Тип сообщения» выберите вид сообщения, которое Вам необходимо отправить. Для этого следует нажать на кнопку выбора и из открывшегося списка выбрать вид отправляемого сообщения:
6.
Необходимым для заполнения является реквизит «Содержимое», содержащий текстовое поле, которое заполняется произвольным содержимым, отражающим суть проблемы, и является обязательным для заполнения.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 29 из 44
•
Реквизит «Статус» - отражает статус «События».
•
Реквизит «Номер» - отображает номер «События».
•
Реквизит «Создана» - показывает дату создания «События».
•
Реквизит табличного поля «Ответ» содержит ответ по данному «Событию» исполнителя.
Закладка «Задачи»:
Отображает статусы и основные исторические данные движения «События» в соответствующих реквизитах данной закладки.
Закладки «Дополнительная информация» и «Состояние» данного «События» аналогичны описанию предыдущих заявок (см. «Содержание и назначение закладок в заявке»).
7.
Для отправления заявки исполнителю необходимо нажать кнопку «Сохранить».
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 30 из 44
1.10
Работа с документом «Чек-лист»
1.
В главном меню нажать кнопку «Документы» и далее «Чек-лист»:
2.
Откроется форма:
Откройте документ «Чек-лист», дважды кликнув по нему левой копкой мыши.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 31 из 44
3.
Откроется форма:
В реквизите «Текст вопроса» - отображаются список вопросов, на которые нужно ответить.
В реквизите «Ответ»- отображаются ответы торговой точки.
В реквизите «Дата инструкции»- отображаются даты выхода инструкции, на основании которых следует заполнять чек-лист.
Для ответа на вопрос, нужно нажать на него и ответить верно, или не верно, нажав соответствующую кнопку на форме.
В реквизите «Ответ» автоматически устанавливается введенный ранее ответ.
В поле «Комментарии», добавьте комментарий при необходимости, после чего нажмите на кнопку «Добавить комментарии».
Если проделанные действия над документом «Чек-лист» окончательные и не подлежат изменениям, тогда следует нажать кнопку «Сохранить» и «Закрыть».
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 32 из 44
1.11
Поиск по фильтру
Можно отобрать заявки по номеру, дате и другим реквизитам, содержащимся в фильтре в закладке «Отбор»:
Возможно, сортировать заявки по различным параметрам в списке. Для этого нужно щелкнуть закладку «Сортировка» и отсортировать по желаемому параметру или нескольким одновременно (выбрать необходимый параметр мышью и стрелкой переместить в поле для сортировки).
•
Номер;
•
Дата;
•
Наименование.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 33 из 44
Далее нажать «ОК».
1.12
Правила подачи заявок
Правила подачи заявок:
1)
Заявки должен подавать руководитель ТТ, и все сотрудники, работающие в БЗ.
2)
Если заказывается оборудование, отсутствующее на данный момент на складе и, следовательно, срок выполнения такой заявки превышает 1 месяц, то заявка может быть отозвана по согласованию с исполнителем (напр., заполнением комментария в закладке «Комментарий»). Если на ТТ привезли оборудование, то сотрудникам необходимо сразу проверить совпадение привезенного с накладной (название позиций и их количество должно совпадать), в случае несовпадения исправить в накладной.
Правила подачи заказов:
1)
Заказ на канцелярию оформляет руководитель, и все сотрудники, работающие в БЗ, согласно графику подачи заказов по вашему региону
2)
Канцтовары должны быть привезены не позднее 10 числа следующего месяца.
3)
О некорректном выполнении заказа необходимо поставить в известность исполнителя (напр. заполнением комментария в закладке «Комментарий»).
4)
В течение месяца можно дозаказать некоторые виды канцелярии, хоз. товаров и расходных материалов.
В служебной записке необходимо указать:
•
название и номер торговой точки;
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 34 из 44
•
причину увеличения суммовой квоты, указать старую и новую квоты;
Если ошибки, проблемы необходимо писать на поддержку SD: 1.13
Выход из базы заявок
Чтобы осуществить выход из базы заявок, необходимо нажать кнопку «Выход » в меню базы заявок. Далее закрыть браузер.
1.14
Возможные ошибки и методы их устранения
В случае если кнопки в меню заявки или опроса не отображаются, необходимо сделать следующее:
Нажмите в браузере кнопку «Вид» и далее «Размер шрифта», затем выберите более мелкий шрифт.
ГК Сквозной
Методическая Инструкция пользователя (Для сотрудников ТТ) Заполнение заявок в Базе заявок для
сотрудников ТТ.
Версия: 1.8
Страница 35 из 44
1.15
Возможные сообщения пользователю
•
«Не заполнены обязательные поля «Категория номенклатуры» и таблица со списком номенклатуры» - сообщение появляется при попытке сохранения заказа, если пользователь не заполнил табличную часть заявки или не выбрал категорию номенклатуры.
•
«Не заполнены обязательные поля «Категория работы» и «Виды работы»- сообщение появляется при попытке сохранения заявки на работы, если пользователь не заполнил одноименные поля выбора.
•
«Превышена квота на номенклатуру» - сообщение возникает при записи заказа, квоты которого превышают нормы заказа за период установленного времени.
1.16
Реквизиты службы технической поддержки.
2
Служебная информация
2.1
Термины и сокращения
Термин (Сокращение)
Толкование
ТТ
Торговая точка
БЗ
База заявок
ОМ
Оперативный менеджер
ОКМ
Отдел комплексного мерчендайзинга
ТМ
Торговый маркетинг
2.2
Лист согласований
Название должности
Подпись
ФИО
Приложение 1.
Схема работы специалистов Отдела Комплексного Мерчендайзинга (ОКМ) и сотрудников ТТ через Базу Заявок.
Цель запуска данной схемы работ в БЗ:
1.
Замена способов взаимодействия сотрудников ОКМ и ТТ - почта на БЗ;
2.
Исключение форс-мажорных ситуация во взаимодействии сотрудников ОКМ и ТТ (не ответ на письма, утеря писем, некорректность ответов);
3.
Корректность в общении сотрудников ОКМ и ТТ путем унификации способов взаимодействия.
Способы реализации данной схемы работы в БЗ:
1.
Создание нового вида работ в БЗ по направлению торговый маркетинг (ТМ);
2.
Предоставление сотрудникам ОКМ доступа к БЗ: проверка заявок, снятие отчетов, комментарии;
3.
Блокировка адресов специалистов для ТТ;
Действия ТТ при подаче заявки в БЗ:
Сотрудник ТТ создаёт заявку с вопросом в соответствующей категории работ (при необходимости прикрепляет фото).
Сроки обработки заявки:
Специалисты ОКМ обязаны принять, обработать и закрыть заявку в течение двух рабочих дней.
Описание всех видов работ категории: «Взаимодействие со специалистом ОКМ»:
Вопросы по ЕФИО – в данной категории сотрудник ТТ может задать вопрос, относящийся к Единой Федеральной Инструкции по Оформлению ТТ.
Вопросы по текущим акциям – в данной категории сотрудник ТТ может задать вопрос по оформлению и выкладке товара, относящийся к акциям, которые проходят на текущую дату.
Вопросы по микропланограмме – в данной категории сотрудник ТТ может задать вопрос, связанный с расстановкой товара по микропланограмме.
Заказ POSm, отсутствующих в БЗ – в данной категории у сотрудников ТТ есть возможность заказать рекламные материалы, не входящие в список POSM в общей категории заказа.
ВАЖНО: В одной заявке необходимо указывать только один рекламный материал.
Прочее (Форс - мажорные вопросы, ситуации и т.д.) – в данной категории у сотрудников ТТ есть возможность задать форс-мажорный вопрос (пример: на ТТ пришёл сотрудник от какой-либо компании, вопросы по фотоотчёту, вопросы по оборудованию и т.д.).
Возможные причины отклонения заявки:
1.
Заказан POSm, имеющийся в наличии списка БЗ.
2.
Заявки, не относящиеся к данному виду работ.
3.
Заказано несколько POSm в одной заявке.
Особенности составления заявки в БЗ на работы по рекламным конструкциям.
o
Категория работ – EMBOX:
•
Виды работ:
−
Неисправность Embox (обязательное вложение ФОТО);
−
Вывоз Embox;
−
Замена лицевика;
−
Установка Embox.
o
Категория работ – ЛАЙТБОКС:
•
Виды работ:
−
Неисправность (обязательное вложение ФОТО в вечернее время);
−
Вывоз Лайтбокс;
−
Установка Лайтбокс.
o
Категория работ – ПЛАЗМА:
•
Виды работ:
−
Неисправность плазмы (обязательное вложение ФОТО);
−
Неисправность плеера;
−
Вывоз плазмы;
−
Вывоз плеера;
−
Установка плазмы.
Последовательность действий при составлении заявки на работы по рекламным конструкциям подробно прописана в пункте 1.5. «Создание заявки на работы» настоящей инструкции.
Регион
Категория работ
Вид работ
Исполнитель
Подразделение
Все
EMBOX
Неисправность Embox + ФОТО (в комментариях обязательно: черный экран, только "Сквозной-клуб", самопроизвольно вкл/выкл, не включается, завис на одном изображении, механическое повреждение)
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
EMBOX
Вывоз Embox
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
EMBOX
Замена лицевика + ФОТО (верхней съемной части конструкции)
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
EMBOX
Установка Embox
Отдел эксплуатации
Все
Лайтбокс
Неисправность Лайтбокс + ФОТО (в вечернее время и обязательное описание, что произошло с конструкцией (не горит, оплавился пластик, механическое повреждение/залит, был скачек напряжения/др.)
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
Лайтбокс
Вывоз Лайтбокс
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
Лайтбокс
Установка лайт-бокс
Отдел эксплуатации
Все
Плазма
Неисправность плазмы + ФОТО (обязательное описание, что произошло с конструкцией (механическое повреждение/залита и т.д.)
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
Плазма
Неисправность плеера (обязательное описание, что произошло с оборудованием (не читает диски/поврежден дисковод), необходимо указать читает ли плеер другие диски (попробовать вставить в дисковод любой другой диск для проверки)
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
Плазма
Вывоз плазмы
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
Плазма
Вывоз плеера
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
Плазма
Неисправность диска - необходимо изначально проверить на плеере работоспособность любого другого диска (ВНИМАНИЕ! Если другой, в свою очередь, работает, в этом случае создавать эту заявку)
Ептратова Ольга Геннадьевна
Отдел торгового маркетинга
Все
Плазма
Установка плазмы
Отдел эксплуатации
ВАЖНО:
Заявки, к которым не будут прикреплены фотографии, рассматриваться не будут.
Нужно строго выбирать ту категорию работ, по которой создается заявка, это же касается и видов работ.
Если в поле «Содержимое заявки» не будет внесена та информация, которая указана в инструкции, заявка будет перенаправлена на доработку.
При создании заявки по любой из конструкций необходим максимум информации.
2. Подробнее о составлении заявок на вышеперечисленные работы.
КАТЕГОРИЯ EMBOX:
Если создается заявка в видах работ: Неисправность Embox, необходимо ФОТО конструкции и обязательна следующая информация:
•
SN Embox, рекламное место (например RU-007-01420) PS: SN и номер рекламного места расположены в нижней части конструкции;
•
Что на экране (Черный экран/только заставка Сквозной-Клуб);
•
Работоспособность (самопроизвольно включается/выключается/не включается совсем);
•
На ночь (выключается/не выключается);
•
Подключен (отдельная розетка/общий рубильник);
•
Сим карта (установлена/нет), оператор (Билайн/Мегафон); кокой оператор лучше ловит на ТТ, если тот который установлен в Embox, тогда ничего писать не нужно.
Если создается заявка в видах работ: Вывоз Embox, также обязательна следующая информация: (ВАЖНО: заявка создается в том случае, если уже принято решение о замене, если предварительно была создана заявка о неработоспособности старой конструкции и привезли подмену):
•
SN Embox, рекламное место (например RU-007-01420) старой конструкции, PS: SN и номер рекламного места расположены в нижней части конструкции;
•
Причина вывоза конструкции.
Если создается заявка в видах работ: Замена лицевика (верхняя съемная часть конструкции, пластмассовая), необходимо ФОТО конструкции и обязательна следующая информация:
•
SN Embox, рекламное место (например RU-007-01420) PS: SN и номер рекламного места расположены в нижней части конструкции;
•
Причина замены лицевой части конструкции.
ВНИМАНИЕ! Для корректной работы Embox, его необходимо ВЫКЛЮЧАТЬ НА НОЧЬ!
КАТЕГОРИЯ ЛАЙТБОКС:
Если создается заявка в видах работ: Неисправность Лайтбокс, необходимо ФОТО конструкции в вечернее время, обязательное описание, что произошло с конструкцией (не горит, оплавился пластик, механическое повреждение/залит, был скачек напряжения/др.). Заявка создается для того чтобы сделать перемещение нового оборудования на ТТ.
Если создается заявка в видах работ: Вывоз Лайтбокс, необходимо указать причину вывоза конструкции (ВАЖНО: заявка создается в том случае, если на ТТ поступила новая конструкция, т.е. была предварительно создана заявка о неработоспособности старой конструкции; либо, если на ТТ есть одна/несколько неработоспособных конструкций).
КАТЕГОРИЯ ПЛАЗМА:
Если создается заявка в видах работ: Неисправность Плазмы, необходимо ФОТО конструкции, обязательное описание, что произошло с конструкцией (механическое повреждение/залита и т.д.). Заявка создается для того чтобы сделать перемещение нового оборудования на ТТ.
Если создается заявка в видах работ: Неисправность Плеера, необходимо обязательное описание что произошло с оборудованием (не читает диски/поврежден дисковод), в комментариях необходимо указать читает ли плеер другие диски (попробовать вставить в дисковод любой другой диск для проверки). Заявка создается для того чтобы сделать перемещение нового оборудования на ТТ.
Если создается заявка в видах работ: Вывоз Плазмы, необходимо указать причину вывоза конструкции (ВАЖНО: заявка создается в том случае, если на ТТ
поступила новая конструкция, т.е. была предварительно создана заявка о неработоспособности старой конструкции; либо, если на ТТ есть одна/несколько неработоспособных конструкций)
Если создается заявка в видах работ: Вывоз Плеера, необходимо указать причину вывоза оборудования (ВАЖНО: заявка создается в том случае, если на ТТ поступило новое оборудование, т.е. была предварительно создана заявка о неработоспособности старой конструкции; либо, если на ТТ есть один/несколько неработоспособных плееров)
Если создается заявка в видах работ: Неисправность Диска, необходимо изначально проверить на плеере работоспособность любого другого диска (ВНИМАНИЕ! Если другой диск, в свою очередь, работает, в этом случае не нужно создавать эту заявку, значит проблема с плеером).
Заявки, которые касаются установки оборудования, необходимо создавать также полно, указывая максимум информации, которая имеется.
Если на ТТ необходимо установить отдельную розетку или отдельный автомат, нужно выбрать Категорию работ: Электрика/Электрооборудование, Вид работ: Установка дополнительной электрической розетки/Перенести розетку.
Приложение 2.
Особенности заказа канцелярии и хоз.товаров в БЗ.
Заказы канцелярии и хоз.товаров на обеспечение ТТ на МЕСЯЦ принимаются с 5 по 15 число каждого месяца (например, заказы на Апрель будут приниматься с 5 по 15 Марта).
−
5 числа каждого месяца на ТТ будет поступать информация об открытии периода заказа канцелярии и хозтоваров на следующий месяц;
−
10 числа каждого месяца на ТТ поступать информация об окончании срока подачи заказов на след. месяц;
−
Все заявки, поданные ТТ в период с 5 по 15 число, будут выполнены до 5 числа.
Заказ канцелярии и хоз.товаров на месяц осуществляется по следующей схеме:
Заказы канцелярии и хозтоваров оформляются в Базе Заявок ТТ на БЛАНКАХ ЗАКАЗОВ КАНЦЕЛЯРИИ И ХОЗ.ТОВАРОВ НА МЕСЯЦ.
Эти заказы считаются основными и являются обязательными для всех ТТ.
Для формирования заказов на месяц в БАЗЕ ЗАЯВОК существует 2 бланка заказов:
−
ТТ Канцелярия – заказ на МЕСЯЦ;
−
ТТ Хозтовары – заказ на МЕСЯЦ.
o
В Бланке необходимо заказать то количество канц. и хоз.товаров, которого должно хватить сотрудникам ТТ на один месяц работы (см. Рисунок. 1).
Рис. 1 Бланк заказа на месяц
Примечание. В графе «Описание» указано примерное среднее количество материалов, которого должно хватить ТТ на 1 месяц работы. Эти данные носят информативный характер и не ограничивают возможности ТТ для заказа большего количества в случае необходимости.
o
Если установленного денежного лимита не хватило для того, чтобы заказать все, что необходимо ТТ, следует воспользоваться возможностью заказа канцелярии СВЕРХЛИМИТА, предварительно согласовав данный заказ с Омом.
Для этого в Бланке заказа на месяц нужно поставить галочку в окне «Сверх лимита» (см. Рисунок 2):
Рис. 2. Стартовать заказ сверхлимита
o
И затем поставить галочку в окне «Согласовано с ОМ» (см. Рисунок 3).
Рис. 3 . Утвердить заказ сверхлимита
Далее заказ формируется в соответствии со стандартной схемой, прописанной в данной инструкции.
.
В случае, если ТТ не хватило доставленной канцелярии на месяц, в БЗ есть возможность дозаказать позиции, которые необходимы для бесперебойной работы ТТ через Бланк «Повседневные нужды ТТ».
Данный вид заказа считается второстепенным по отношению к заказу на месяц и существует только для ДОЗАКАЗА тех позиций, которых по разным причинам на месяц не хватило.